Traceerbaarheid is verplicht. Het is ook dé kans om uw organisatie verder te laten uitblinken in datgene waar u goed in bent. Traceren is meer dan registreren en automatiseren. Traceren is een strategische keuze.

De randvoorwaarden van traceerbaarheid zijn vastgelegd in de General Food Law en in de interpretatie van de Nederlandse overheid daarop. Voor uw bedrijf is het van belang om te weten hoe u deze kans gaat benutten. Met behulp van een planningscyclus kunt u uw organisatie ondersteunen bij het invoeren van traceerbaarheid. Een voorbeeld planningscyclus wordt hieronder besproken.

1. Product en markt
Kies product/marktcombinaties (PMC) vanuit de traceerbaarheidsgedachte. Traceren is niet voor alle producten en markten hetzelfde. Zo kan het zinvol zijn om een verschillend niveau van tracering te gebruiken voor productgroepen met andere houdbaarheidsperiodes of voor markten waarin u zich verschillend profileert. De verschillen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de lotgrootte of de detaillering van registratie.

2. Huidige situatie
Analyseer het logistieke bedrijfsproces en definieer de punten die kritisch zijn voor het traceren. Dit vormt uw vertrekpunt. Bij een continu productieproces kunnen rekenkundige modellen ondersteuning bieden. Ook de administratieve ondersteuning van het proces verdient aandacht. Een koppeling tussen logistieke, inkoop- en verkoopadministratie is noodzakelijk om bij een calamiteit binnen vier uur de relevante leveranciers en klanten te waarschuwen.

3. Gewenste situatie
Bepaal het gewenste traceringsniveau per PMC. En maak dit afhankelijk van uw bedrijfsdoelstellingen ten aanzien van de PMC en de kosten-/batenanalyse van het gekozen traceringsniveau. Kosten ontstaan bijvoorbeeld door met kleinere batches te werken, het volledig legen van silo’s of het registreren van meer gegevens. De baten zijn bijvoorbeeld te vinden in risicodekking bij een recall, verbeterde aansturing van de logistieke keten, betere profilering van de markt, productdifferentiatie en nieuwe klanten. Kortom, datgene waarmee u zich nog beter in de markt kunt onderscheiden.
Binnen het door de overheid gestelde kader bepaalt u de lotgrootte en lotafbakening, de lotinformatie (wie is de leverancier, welke productielijn) en de snelheid van terugvinden van informatie.

4. Het verschil
Bepaal wat er moet gebeuren door de huidige en gewenste situatie tegen elkaar af te zetten en stel vast wat nog ontbreekt.

5. Afwegen en uitvoeren
Maak praktische keuzes over procedures, identificatie van producten en registraties. Weeg hierbij de investeringen af tegen de kosten van niet-investeren, zoals grotere kosten bij een recall. Het is raadzaam om in de afweging rekening te houden met de toekomst van uw bedrijf: kies voor een oplossing die meegroeit met uw bedrijf. Na alle afwegingen is de volgende stap het uitvoeren van de gekozen traceerbaarheidsstrategie.

6. Terug naar product en markt
De markt, uw bedrijf en uw producten veranderen continu. Het is daarom belangrijk periodiek de planningscyclus te doorlopen en opnieuw de huidige en gewenste situatie van tracering tegen elkaar af te zetten. Zo kunt u tijdig de strategie bijstellen. Een flexibele (automatiserings)oplossing die meegroeit met de organisatie biedt hier uitkomst.

Winst
Door bovenstaande planningscyclus bewust te doorlopen, onderbouwde keuzes te maken en juiste investeringen te doen wordt traceerbaarheid met recht een kans. Om te beginnen met het voldoen aan de wettelijke verplichtingen en efficiencyverbeteringen in het logistieke proces. Bovendien kan de marketingstrategie worden versterkt door traceerbaarheid strategisch per PMC in te zetten. Door te kiezen voor een oplossing die met uw organisatie meegroeit, bent u klaar voor nieuwe ontwikkelingen zoals intensievere ketensamenwerking.