Implementatie en kosten van tracking software

Snelheid, betrouwbaarheid en nauwkeurigheid
Wetgeving is een aanleiding voor verdergaande stappen in het opzetten van een tracking en tracing systeem. Maar het is momenteel zeker niet de enige aanleiding (zie figuur). Tegenover de baten of drijfveren om traceerbaarheid te organiseren staan vanzelfsprekend kosten. De afweging tussen de drijfveren en kosten bepaalt vervolgens het niveau waarop u de tracering in een organisatie inricht. Dit niveau uit zich in het detailniveau, de snelheid en de nauwkeurigheid waarmee een tracering kan worden uitgevoerd. Deze drie aspecten bepalen samen de omvang en dus de kosten van een recall, als deze noodzakelijk is. Juist deze afweging van drijfveren, waarbij wetgeving slechts één element is, heeft tot gevolg dat organisaties in de branche op een verschillende manier omgaan met traceerbaarheid.

Externe drijfveren

Als externe drijfveer zien we naast wettelijke eisen ook afnemers die eisen gaan stellen aan de traceerbaarheid van producten. Een voorbeeld is de eis van internationale retailers aan toeleveranciers om te gaan werken met een palletlabel volgens de standaard van GS1 (het voormalige EAN). Om zo in staat te zijn pallets en partijen uniek te identificeren en traceren. Maar ook producenten van private label producten krijgen concretere eisen rondom traceerbaarheid contractueel opgelegd door hun opdrachtgever. Deze eisen zijn bijvoorbeeld wat betreft responsesnelheid en detailniveau strenger dan de wettelijke eisen. Door andere organisaties wordt een snelle en accurate traceerbaarheid geïntroduceerd ter bescherming van een merk. Weer andere bedrijven zetten traceerbaarheid in om actief consumenten te informeren over de herkomst van de levensmiddelen. Daarnaast heeft de Consumentenbond eind 2002 al aangegeven in een ‘wetsvoorstel’ dat het een recht is van consumenten om te weten waar het voedsel vandaan komt. Als laatste externe drijfveer hebben enkele brancheverenigingen en kwaliteitsmanagementsystemen eigen richtlijnen opgesteld. Deze zijn vaak strenger en concreter zijn dan de huidige Europese wetgeving. Bekend is bijvoorbeeld GMP+ dat geldt voor de diervoeding. Vrijwel alle voedingsmiddelenproducenten leveren bijproducten aan de diervoedingssector en dienen dan ook te voldoen aan de GMP+ eisen.

Interne drijfveren
Als interne drijfveren liggen effectief recallmanagement en risicomanagement voor de hand. De mate van risico voor besmetting bepaalt mede het niveau van (interne) traceerbaarheid dat wordt gekozen. Tenslotte zetten bedrijven traceerbaarheid ook in om interne processen te verbeteren. De standaard palletlabels verhogen de traceerbaarheid, maar ook de efficiency van de inslag van goederen.

Kosten
Het opzetten van een systeem voor traceerbaarheid brengt kosten met zich mee, waaronder kosten voor software. Andere kosten ontstaan door op een andere manier te gaan werken, voor aanpassingen aan de fysieke structuur en organisatorische kosten. Een betere traceerbaarheid betekent meer registratie. Traceerbaarheid vraagt vaak om het opzetten van nieuwe processen. Het kan dan gaan om meer schoonmaakactiviteiten, maar ook om het invoeren van een gesloten magazijn. De organisatorische aspecten die daarmee samenhangen, kunnen uiteenlopen van het verzorgen van opleidingen tot het aanstellen van een magazijnmeester. Een fysiek aspect dat vaak aandacht verdient is het terugdringen van vermenging van partijen in bulkopslag. In een silo met vloeibare ingrediënten is het onmogelijk om partijen gescheiden te houden. Zeker wanneer continu nieuwe leveringen worden bijgestort. Ter verbetering van de traceerbaarheid kunnen aanpassingen noodzakelijk zijn aan de fysieke structuur, bijvoorbeeld door het plaatsen van een extra silo.

Verder lezen