Ondernemers willen best investeren in hun organisatie, mits ze verwachten dat ze er iets mee kunnen terugverdienen. “Logisch”, denkt u. Maar er bestaan nog steeds geluiden in de markt dat wanneer het over automatiseringstrajecten gaat, de investering zichzelf lang niet altijd terugverdient. Vaak zijn er allerlei onvoorziene kosten of is de opdrachtgever vooraf niet goed geïnformeerd. Weet u hoe u kunt berekenen of een automatiseringsproject, dat u soms moet doorvoeren op aandringen van klanten of wetgeving, een rendabel project wordt? Tijdens selectietrajecten worden ‘Return on Investment’ en ’Pay back time' steeds belangrijker. In deze rubriek leest u over de manier waarop u de rentabiliteit van een automatiseringproject kunt berekenen.
Wat is ROI? Wanneer u aan leveranciers vraagt waarom u uw bedrijfsprocessen zou moeten (her)automatiseren, krijgt u vaak te horen dat het u tijd, werk en fouten bespaart. Dat klinkt leuk, maar over hoeveel euro praat men dan? Om dit te kunnen berekenen moet u alle kosten en baten tegen elkaar afzetten. Dat is de basis voor een Return on Investment (ROI) berekening. Dit is een methodiek die met name door financieel managers wordt gehanteerd voor het berekenen van de waarde van een technologische investering. Bij het berekenen van de ROI wordt vooraf een periode gekozen (meestal drie jaar) waarbinnen de (gemiddelde) baten worden berekend en gedeeld door de initiële kosten. De uitkomst van de ROI wordt meestal uitgedrukt in een percentage.
Return On Investment berekening Voor het in kaart brengen van de kosten, kan de leverancier als eerste bron dienen. Uw softwareleverancier moet in haar projectmethodiek waarborgen dat u als opdrachtgever vooraf exact weet wat het automatiseringstraject gaat kosten. Ook is het van belang dat u weet hoeveel input er van uw medewerkers wordt verwacht, wat u van de mensen van uw leverancier mag verwachten en wanneer wat wordt opgeleverd. Op die manier zijn in ieder geval alle kosten van het project vooraf goed inzichtelijk en voorkomt u nare verrassingen achteraf. Veel leveranciers maken gebruik van een bepaalde formule voor het berekenen van de totale kosten van het project, ook TCO, Total Cost of Ownership, genoemd.
Zelf in een vroeg stadium een indicatieve ROI berekenen Eerst kiest u de periode waarover de ROI wordt berekend en maakt u de kosten inzichtelijk. Vervolgens kunt u op eenvoudige wijze al een aardige indicatie krijgen van de te verwachten ROI: Stap 1: Bereken allereerst het aantal mensen dat met de applicatie gaat werken. Hoe meer mensen er gebruik van zullen maken, des te hoger de ROI uiteindelijk zal zijn. Breng ook in kaart hoe vaak mensen met de applicatie zullen werken. Ook hier geldt hoe vaker er mee wordt gewerkt, des te hoger de ROI zal uitvallen. Stap 2: Bereken vervolgens wat het uitvoeren van de werkzaamheden die u wilt automatiseren nu kost. Hoe hoger de kosten hiervan zijn, des te aantrekkelijker het is om het te automatiseren en des te meer positieve invloed dit heeft op de ROI. Stap 3: Kijk naar de informatie die in het automatiseringssysteem wordt opgeslagen. Naarmate deze informatie vaker wordt gebruikt, wordt de potentiële ROI hoger. Stap 4: Ga na of het automatiseringsproject de samenwerking (intern en extern) bevordert. Communicatie tussen uw medewerkers en klanten is duur, dus hoe groter de samenwerkingscomponent van het automatiseringsproject is, des te hoger is de ROI.
Exacte opbrengsten berekenen in een later stadium Voor een exacte berekening van de baten is de eerste stap een onderscheid maken tussen directe en indirecte opbrengsten. De directe opbrengsten leveren u daadwerkelijk geld op. Indirecte opbrengsten gaan over de uitgaven die u bespaart door het automatiseringsproject, deze zijn vaak minder goed inzichtelijk. Welke doelstellingen wilt u met het project behalen? Waar liggen de uitdagingen en wat zijn de knelpunten? Op basis hiervan kunt u alvast de eerste verdiensten identificeren. Wanneer de volledige impact van de implementatie duidelijk is, kan de exacte ROI berekend worden.
Externe links: Een exacte berekening van de ROI is gecompliceerder dan de methode die hier in 4 stappen beschreven staat. Meer informatie hierover kunt u bijvoorbeeld vinden op:
Downloads op deze pagina: