Bij Menken van den Assem is de voorraad beter onder controle en gaan de logistieke processen sneller: ‘We hebben echt ROI, we kunnen meer doen met dezelfde mensen’

Oude situatie
Voorheen had Menken van den Assem geen voorraadsysteem en gebeurden veel transacties handmatig. Vervolgens was al wel gekozen voor Dynamics NAV 2.5, maar geleverd door een andere partner. Deze partner bleek geen affiniteit te hebben met voedingsmiddelen.

De oplossing
Microsoft Dynamics™ NAV in combinatie met SI Foodware® van Schouw Informatisering.

Voordelen:

• Efficiënter warehouse; de voorraad is beter onder controle en de logistieke processen gaan sneller.
• De juiste informatie; deze is in één oogopslag zichtbaar in het ERP-systeem.
• ROI; meer werk wordt gedaan door dezelfde mensen én klanten zijn behouden.

‘In ons magazijn moet zo efficiënt mogelijk gewerkt worden,’ stelt Arthur Starrenburg, Manager Operations bij Menken van den Assem. ‘Logistiek is voor Menken van den Assem erg belangrijk, omdat wij als handelsorganisatie veel transacties hebben met kort houdbare artikelen. Door de oplossing van Microsoft Dynamics™ NAV en SI Foodware®, geïmplementeerd door Schouw Informatisering, hebben we een grote efficiency slag behaald. We kunnen nu zien welke producten met welke THT op welke locatie staan en ze staan er ook echt.’ Mark Tierolf, Hoofd Bedrijfsbureau, stelt dan ook: ‘Controle op voorraad en THT is de hoofdcomponent van ERP.’

De organisatie
Menken van den Assem biedt een specialistisch totaalaanbod door middel van drie werkmaatschappijen. In totaal zijn hier 40 mensen werkzaam, waarvan er 20 van het ERP-systeem gebruikmaken. De werkmaatschappij Menken van den Assem Food BV is importeur van diepvriesspecialiteiten die worden geleverd aan diverse soorten klanten, zoals horeca, groothandel en bedrijfscatering. Naast kwaliteit wordt ook convenience en snelheid van bereiding geboden, waardoor voor de klanten specialiteiten ontstaan waarmee zij zich kunnen onderscheiden. Het tweede bedrijf Ravoska Kaasimport BV is al bijna vijftig jaar gespecialiseerd in buitenlandse kaas en specialiteiten. De producten worden uit 14 verschillende Europese landen geïmporteerd, waardoor een assortiment ontstaat van ongeveer 1500 (kaas)soorten. Het assortiment van Ravoska is voortdurend in beweging en rouleert met de tijd van het jaar. Menken van den Assem Products BV is de derde werkmaatschappij welke droge en vloeibare producten afvult, zoals Europese specialiteiten en maaltijdverrijkers in retail verpakking. Deze producten worden op order geproduceerd of uit voorraad geleverd.

Selectietraject
‘Voorheen gebeurden veel transacties handmatig en was de informatie door de hele organisatie verspreid, omdat we geen voorraadsysteem hadden. Op deze manier hebben we 2 tot 3 jaar gewerkt, waarna we hebben gekozen voor Microsoft Dynamics NAV 2.5. Hier hebben we twee jaar gebruik van gemaakt.’ Vertelt Starrenburg. ‘Ik ben altijd al op zoek geweest naar een partner die affiniteit met voedingsmiddelen heeft. Dit vond ik uiteindelijk bij Schouw Informatisering. Ik herkende onze branchespecifieke problematiek direct in de organisaties waarbij Schouw al succesvol had geïmplementeerd. Daarbij is de werkwijze van Schouw ook nog eens veel professioneler dan die van andere partners. Eigenlijk werd voor het eerst een blauwdruk van onze organisatie gemaakt, die aangeeft wat wel en niet in de oplossing van Dynamics NAV en SI Foodware past. Vervolgens hebben we besloten om ook een upgrade van Dynamics NAV uit te voeren.’

Mensen opleiden
‘Aanvankelijk was er weerstand. Dit komt mede doordat naast de implementatie van Dynamics NAV en SI Foodware ook de procedures werden aangescherpt. We hebben ervoor gekozen om volgens een bepaald stramien te gaan werken. De medewerkers wilden op oude voet verder, pas later zagen ze de voordelen in. Gedurende het testen leerden ze zich een eigen werkmethode aan, ze werden als het ware spelenderwijs opgeleid,’ aldus Starrenburg. ‘Toch is mijn advies om iedereen tijdens werktijd of ’s avonds bij elkaar te trekken en een gedeelte van de werkdag na te bootsen. Hiermee kan 80% worden ondervangen en door middel van een paar sessies heeft iedereen dezelfde werkmethode én hetzelfde resultaat. De overige 20% vereisen een andere werkwijze, maar deze kunnen met de afdelingen worden besproken om zo tot een optimaal resultaat te komen. Doe daarnaast in het weekend een algehele test met het hele bedrijf en bekijk wat er gebeurt. Mensen worden op deze manier steeds enthousiaster en krijgen interesse in het systeem, ze komen zelfs met informatie en ideeën. Door deze Quick-win te tonen, kun je ze voor je winnen.’

Livegang
De livegang naar NAV 4.0 is in een half jaar gelukt, doordat Starrenburg met medewerking van het personeel flink gas heeft gegeven om het voor elkaar te krijgen. ‘Dat was zes maanden aanpoten, maar toen waren we wel klaar. Daarbij ging de livegang zelf ook nog eens beter dan verwacht! We hadden geen last van rare dingen of grote aanpassingen, het bleef bij enkele schoonheidsfoutjes. Door het testen zijn veel oneffenheden namelijk al boven water gekomen. Verschillende bedrijven gaan schaduwdraaien bij livegang, wij hebben dit bewust niet gedaan. Alles gebeurt dan dubbel, het gaat mij erom dat de berekeningen op inkoop en verkoop goed gaan. Als ik het project vandaag opnieuw zou doen, dan kies ik weer voor kort en heftig.’

Efficiënter warehouse
Op basis van een voorspelling worden de bestellingen al een week van te voren geplaatst bij de leveranciers van Menken van den Assem. Op basis van ons inkoopvoorstel wordt geprobeerd de juiste hoeveelheden te bestellen voor onze klanten. Op deze manier zijn de producten op voorraad wanneer de klant een bestelling plaatst. De voorspelling wordt lastig gemaakt doordat de THT van de producten kort is en de vraag fluctueert. Starrenburg: ‘Met ons efficiënter warehouse hoeven we nu niet meer te zoeken en weten we precies wat we in huis hebben en kunnen dit direct verkopen. Een efficiency slag is ook behaald door de pickstraat aan te passen. Bij de uitgangscontrole hebben we een efficiency verbetering van 12% gerealiseerd.’

Sneller en accurater werken
De administratie kost nu wel iets meer tijd, maar hier komt veel meer informatie voor terug die in één oogopslag zichtbaar is in het systeem. ‘We weten nu beter wat we doen,’ vertelt Tierolf. ‘Bij Ravoska bespaart dat per dag 2,5 uur.’ Door de implementatie van Dynamics NAV en SI Foodware is bij Menken van den Assem de voorraad nu beter onder controle en gaan de logistieke processen sneller. Starrenburg stelt: ‘We hebben echt ROI. We kunnen meer doen met dezelfde mensen én hebben onze klanten behouden.’

Twee fases: rustiger en beter
Na de succesvolle implementatie van Dynamics NAV 4.0 komt de tweede fase van het project aan bod. Deze fase omvat het geautomatiseerde traject, ofwel EDI, scanning, etc. ‘Ik ben blij dat we het project in twee stappen hebben gedaan, dat geeft rust en het is beter te managen voor een bedrijf van deze omvang,’ aldus Starrenburg. ‘Mocht onze organisatie op termijn veranderen, dan heeft Dynamics NAV het voordeel dat het flexibel aanpasbaar is. Hierdoor rendeert onze investering nog langer.’

Quote: Arthur Starrenburg, Manager Operations:
‘Als ik het project vandaag opnieuw zou doen, dan kies ik weer voor kort en heftig.’