Anova Food BV exporteert wekelijks 350 ton exotische vissoorten naar voornamelijk Europese landen. Zowel verse als diepgevroren vis wordt in alle soorten en maten geleverd aan retail- en foodserviceketens, groothorecabedrijven en industrie. Ondanks de zeer korte houdbaarheid van verse vis is Anova in staat een hoog kwaliteitsniveau te garanderen. Haar afnemers vertrouwen hier volledig op. Anova heeft in haar tienjarig bestaan een onstuimige groei doorgemaakt. Veel aandacht is hierbij uitgegaan naar het gecontroleerd uitbouwen van de organisatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de implementatie van Dynamics™ NAV (voorheen Navision) in combinatie met SI Foodware® geweest. Door deze implementatie zijn de bedrijfsprocessen en informatiestromen optimaal beheersbaar geworden.

Complexe business
”De reden waarom kwaliteit voor ons zo belangrijk is, ligt voor de hand”, aldus Gerrit Zanen, ICT manager Anova Food. ”Vis bederft snel en dat is niet altijd even makkelijk met het blote oog te constateren. Bovendien levert Anova verse vis aan bedrijven voor wie hoge kwaliteit en productveiligheid noodzakelijk zijn. Het logistieke proces speelt hierbij een cruciale rol. De victoriabaars wordt immers in Afrika gevangen en moet binnen 3 dagen zijn schoongemaakt, overgevlogen en in Europa in de winkel liggen. Om dit complexe logistieke proces beter te beheersen, heeft Anova een eigen cargobedrijf in het leven geroepen. Hierdoor kan Anova direct invloed uitoefenen op de inkoop van luchttransport”. Naast victoriabaars exporteert Anova ook tonijn, marlijn, tilapia, zwaardvis, snapper, pangasius en meerval naar Europa. Behalve verse vis, wat de grootste afzetmarkt is, vormt diepgevroren vis een groeimarkt. Diepgevroren vis heeft een andere houdbaarheidsdatum en wordt per boot naar Europa vervoerd. Vervolgens wordt het in koelhuizen opgeslagen. Anova levert diepgevroren vis op verschillende manieren aan haar klanten uit. Vaak wordt er op order geproduceerd. Hierbij kunnen verschillende klantspecifieke bewerkingen worden uitgevoerd zoals bijvoorbeeld het ontdooien, versnijden en verpakken van de visproducten.

Na entrepreneursfase bedrijfsprocessen stroomlijnen
Voordat Anova met Microsoft Navision en Schouw Informatisering in zee ging, maakte zij gebruik van een standaardpakket voor de financiële administratie, gecombineerd met een zelfontwikkeld verkoopinformatiesysteem. Alle logistieke informatie werd in verschillende spreadsheets bijgehouden. Er werd nauwelijks managementinformatie gegenereerd. Gerrit Zanen: ”Anova is snel gegroeid en de eerste prioriteit lag qua automatisering bij het kunnen verkopen en factureren. Als de werkdruk te hoog werd, werd dit opgelost door personeelsuitbreiding”. Pas aan het einde van deze entrepreneursfase was er opnieuw aandacht voor de automatisering en het verder stroomlijnen en standaardiseren van bedrijfsprocessen. ”Er was een wildgroei aan spreadsheets ontstaan die niet meer beheersbaar was. Ook was er bijvoorbeeld geen voorraadadministratie; alle verse vis wordt toch direct verkocht. Bij diepgevroren producten ligt dat natuurlijk anders. Daarnaast zijn er in de loop van de tijd steeds meer nevenvestigingen ontstaan waarmee nauw contact is. Iedereen deed dat op een eigen manier: via e-mail, telefoon of fax, maar zeker niet op een uniforme manier. Al dit soort zaken hebben er toe bijgedragen dat een ERP systeem nodig was”.

Totale integratie en betere managementinformatie
Met behulp van een extern adviesbureau zijn alle processen in kaart gebracht en op basis daarvan zijn diverse leveranciers uitgenodigd. Gerrit Zanen: ”Helaas vielen er gelijk veel leveranciers af, omdat hun oplossing niet met onze uitvoerige partijadministratie kon omgaan. Elke partij krijgt een uniek nummer, waaraan diverse traceringsgegevens hangen. Per partij wordt bij Anova bijgehouden welke artikelen tot deze partij behoren. Per artikel worden er vervolgens allerlei gegevens geregistreerd die ervoor zorgen dat het artikel uniek is. Schouw Informatisering was één van de weinige partijen voor wie onze partijadministratie geen probleem vormde.” Naast de eis dat er zoveel mogelijk gebruik gemaakt moest worden van standaard ERP software wilde Anova alle processen met één systeem automatiseren: totale integratie. Andere doelstellingen hadden vooral betrekking op het stroomlijnen van processen en beter beheersbaar en inzichtelijk maken van allerlei data. Gerrit Zanen: ”In feite wilde Anova met dit ERP pakket voor professioneel gereedschap zorgen. Daarmee kon het clubje individuele pioniers wat Anova ooit was transformeren in een samenwerkend team.”

In 4 maanden live
In augustus 2001 is de keuze voor Schouw en Dynamics NAV definitief gemaakt. ”Omdat op 1 januari 2002 de euro werd ingevoerd, wilden we op dat moment live zijn.”, vertelt Gerrit Zanen verder.”En reken maar dat dit een ambitieuze doelstelling is geweest! Op 1 januari wilden we minimaal met die onderdelen live die binnen de oude oplossing ook geautomatiseerd waren. En het liefst nog iets meer. Omdat we vooral met standaard Dynamics NAV en SI Foodware uit de voeten konden en we de benodigde modificaties slim konden implementeren, hebben we dit waar kunnen maken. Op 31 december hebben we de laatste modificaties doorgevoerd en op 1 januari zijn we succesvol live gegaan.”

Met hetzelfde aantal mensen meer werk verzetten
”De vooraf gedefinieerde doelstellingen hebben we zeker gehaald’, vertelt Gerrit Zanen. ‘Misschien wel meer dan dat. Dynamics NAV is niet alleen een systeem om processen mee te automatiseren, maar ook een communicatiemiddel. Voorheen werden bijvoorbeeld de productieorders en –planningen doorgegeven aan onze productielocatie via e-mail, telefoon of fax. Nu voeren we hier op kantoor alle gegevens in en op de productielocatie is alle benodigde informatie direct inzichtelijk door simpelweg op Dynamics NAV in te loggen. Als ik nu door ons pand loop, is het gewoon veel rustiger. De manier van werken is uniform en eenvoudiger. Hierdoor kunnen we met hetzelfde aantal mensen veel meer werk verzetten”.

Anova gebruikt ICT om haar unieke marktpositie te versterken
Anova wil zichzelf continu verbeteren. In 2004 is Anova overgegaan op een nieuwe versie van Dynamics NAV en is de Kwaliteitsmodule van Schouw Informatisering geïmplementeerd. Gerrit Zanen: ”Zoals al eerder gezegd, is kwaliteit voor Anova heel belangrijk, hiermee onderscheiden we ons van de concurrentie”. Kwaliteitsmanager Jos Exters vult trots aan: ”We zijn dan ook ISO 9001-2000, HACCP 2002 en BRC gecertificeerd. We hebben een streng kwaliteitsbeleid waarop we niet alleen regelmatig onze leveranciers auditen, maar hen ook helpen bij het opzetten van een kwaliteitssysteem. Hiervoor hebben we mensen op locatie in dienst. Zij voeren ook kwaliteitscontroles uit op de uitgaande zendingen. Daarnaast voeren we een 100% ingangscontrole uit op diepgevroren vis en 50% ingangscontrole op verse vis. Alle bevindingen worden in een centrale database ingevoerd, zodat iedereen die kan raadplegen. Verder hebben we via de geïntegreerde kwaliteitsmodule van Schouw alle productspecificaties in Dynamics NAV ingevoerd. Op deze manier wordt er wereldwijd met dezelfde productspecificatie gewerkt”. Tot slot vertelt Gerrit Zanen: ”Anova bewaakt de kwaliteit vanaf de vangst tot aan de consument. Dynamics NAV in combinatie met SI Foodware is een van de gereedschappen om onze hoge kwaliteitsnormen te realiseren en te bewijzen. Niet alleen kwaliteitsgegevens worden wereldwijd door onze medewerkers gebruikt, ook onze traceerbaarheid, die verder gaat dan de wettelijke verplichting, is met behulp van Dynamics NAV gewaarborgd. Onze afnemers verwachten van ons een hoge kwaliteit en krijgen die dus ook”.