Het Rotterdamse AGF bedrijf Citronas im- en exporteert jaarlijks ongeveer 13 miljoen dozen fruit. Voor de verdere stroomlijning van de bedrijfsprocessen heeft Citronas Microsoft Dynamics™ NAV (voorheen Navision) in combinatie met SI Foodware® van Schouw Informatisering geïmplementeerd. De belangrijkste gerealiseerde doelstelling is dat Citronas zou beschikken over een ERP pakket dat ook in de toekomst flexibel kan worden aangepast aan organisatorische veranderingen. Bovendien moet iedereen op hetzelfde moment over de meest actuele informatie kunnen beschikken en daarin niet afhankelijk zijn van collega’s. John Triel, ICT manager Citronas: ”Nu kan iedere afdeling bijvoorbeeld zelf de benodigde overzichten en rapportages maken, zonder tussenkomst van de ICT afdeling.”

Actualiteit
Zo’n drie jaar geleden besloot Citronas te gaan herautomatiseren. John Triel: ”Tot op dat moment bestond de automatisering uit verschillende, niet geïntegreerde programma’s wat in de praktijk omslachtig werkte. We wilden graag een geïntegreerd ERP pakket. Bij de pakketselectie is als uitgangspunt gekozen dat iedereen moet beschikken over de meest actuele data en daarin niet afhankelijk mag zijn van collega’s. Daarnaast zochten we een flexibel pakket, geen strak maatpak. Aan het begin van het selectietraject hebben we gekeken naar wat onze conculega’s voor hun automatisering gebruiken”, legt John Triel uit. ”Dynamics NAV was niet meteen in beeld. Sterker nog, we zijn bijna met een andere ERP leverancier in zee gegaan, maar dat bleek geen stabiele partij voor de toekomst.” Vervolgens is Citronas in aanraking gekomen met John Schouw, algemeen directeur Schouw Informatisering. ”Dat klikte goed”, aldus John Triel. ”En om een lang verhaal kort te maken: twee jaar geleden zijn we live gegaan met Dynamics NAV en SI Foodware, geïmplementeerd door Schouw Informatisering.”

Intensieve samenwerking
Citronas heeft een vrij turbulent verleden als het gaat om automatiseren. John Triel: ”Gemaakte fouten in het verleden wilden we tijdens de implementatie van Dynamics NAV voorkomen. Dit heeft vooral met het creëren van draagvlak te maken gehad.” Daarom heeft Citronas dit keer voor een vrij grote projectgroep gekozen. Alle alle key users van de betrokken afdelingen waren hierin vertegenwoordigd. ”Dit werkte op zich heel goed”, vertelt John Triel. ”Maar de keerzijde was dat door iedereen te betrekken het soms lang duurde voordat er een beslissing genomen kon worden. Door alleen intern goed samen te werken, wordt het project nog geen succes”, vervolgt John Triel. ”De AGF branche is een aparte tak van sport. Veel leveranciers begrijpen dat niet, maar de consultants van Schouw Informatisering pikten dit snel op. Verder zijn communicatie en wederzijds begrip tijdens de implementatie belangrijk. Dit kan verstrekkende consequenties hebben. Als je niet met elkaar door één deur kunt, dan is intensieve samenwerking moeilijk. Het is dus van belang aandacht voor elkaar te hebben en goed naar elkaar te luisteren. Onderling zijn hoge verwachtingen gesteld en deze zijn door beide partijen waargemaakt. We hebben een hele intensieve samenwerking gehad. Ondanks de logge structuur van de projectgroep en dankzij het wederzijdse begrip, intern draagvlak en duidelijke afspraken is de implementatie succesvol verlopen. Veel mensen in het bedrijf zien daar nu ook de voordelen van.”

Acht maanden hard werken
De periode vanaf het ondertekenen van het contract tot aan het live gaan, heeft acht maanden in beslag genomen. John Triel: ”We zijn meteen met alle bedrijfsonderdelen live gegaan, behalve het uitmelden en afrekenen. Het was een zware tijd. Citronas had namelijk in dezelfde tijd met nog een paar andere veranderingen te maken, zoals een grootschalige verbouwing. De loods stond toen aan de Keileweg, terwijl het kantoorpersoneel zes maanden op een andere locatie zat. In die zes maanden is ons nieuwe pand aan de Keileweg gebouwd en inmiddels zitten alle medewerkers van Citronas alweer bijna een jaar in het nieuwe pand”.

Stand van zaken: Dynamics NAV is echt flexibel
”In de twee jaar dat we nu live zijn, hebben we diverse kleine aanpassingen gedaan. Ook is het uitmelden en afrekenen volop in gebruik. Binnenkort gaan we live met de douane-administratie. Zo zie je wel dat Dynamics NAV echt een flexibel pakket is dat met ons meegroeit”, lacht John Triel. ”Natuurlijk hebben we na de implementatie nog wel het een en ander moeten aanpassen. In theorie lijkt alles te kloppen, maar soms blijkt in de praktijk toch dat het anders moet”.

Tracking en tracing
In 2005 wordt de General Food Law van kracht: voedingsmiddelen moeten in alle stadia van productie traceerbaar zijn. John Triel: ”Binnen Dynamics NAV hebben we tracking en tracing gelijk goed geregeld. Wij scannen niet. Bij ons hebben we tracking en tracing opgelost door alles op partijniveau vast te leggen. De partijen krijgen stickers met onze partijnummers. Vervolgens koppelen we aan de partijnummers allerlei informatie van de teler en over de partij zelf. Hiermee kunnen we onze partijen terugtraceren.”

Goed weten wat je wilt
Tot slot stelt John Triel: ”We zijn tevreden over Dynamics NAV en Schouw. Je moet alleen soms oppassen dat Dynamics NAV niet te complex wordt voor de gebruikers, zeker op procesniveau. Het is daarom van belang van tevoren goed te weten wat je wilt, wat noodzakelijk is en wat ‘nice to have’ is. Aan alle projectleden is gevraagd wat zij aan de oude systemen goed geautomatiseerd vonden en wat zij misten of niet goed vonden. Uiteindelijk is iedere afdeling er op vooruit gaan.”

Citronas
Citronas, actief in hard fruit, zacht fruit, steenfruit (o.a. perziken), citrusvruchten en exoten, heeft 10.000 verschillende producten in haar assortiment op basis van de volgende kenmerken: productgroep, soort, variëteit, merk, maat, land, oorsprong en categorie. Waar de producten vandaan komen is afhankelijk van het product en de tijd van het jaar. John Triel: ”Wij willen de producten uit ons assortiment het hele jaar kunnen aanbieden. Zo halen wij bijvoorbeeld druiven in de zomer uit Brazilië en in de winter uit Spanje”. De kernlanden waar Citronas haar producten vandaan haalt zijn: Chili, Argentinië, Brazilië, Zuid-Afrika, Swaziland, India, China, Nieuw-Zeeland, Cuba, Peru en Florida. Het overgrote deel van de producten is voor Europa bestemd. Hier vallen ook Rusland, Oekraïne, Scandinavië, IJsland en Bulgarije onder. Meer informatie over Citronas vindt u op: www.citronas.com