Afnemers willen dat u EDI inzet voor het elektronisch ontvangen en versturen van diverse berichten. U vraagt zich af of EDI, behalve het behouden van afnemers, uw bedrijf verder nog voordelen kan bieden. Een algemene stelregel is dat EDI een absolute must is voor bedrijven met relaties die grote hoeveelheden producten afnemen. Op dat moment wordt de stroom van papieren documenten en telefonische contacten vervangen door elektronische documenten. Deze reduceren de hoeveelheid werk en minimaliseren de foutmarge. Een ander belangrijk argument voor EDI is dat er rust ontstaat door op een gestandaardiseerde, elektronische manier berichten uit te wisselen met afnemers en toeleveranciers,. Geen rinkelende telefoons en faxapparaten meer en ook geen papieren documenten die in het ERP systeem moeten worden ingeklopt. Maar wel een stukje excellente operatie.

Echte en nep EDI
Sommige afnemers hebben zelf heel veel voordeel van EDI. Ze dreigen daarom leveranciers aan de kant te zetten wanneer zij geen EDI berichten kunnen ontvangen en versturen. Bedrijven die voldoen aan de hierboven genoemde algemene stelregel, zullen het daar niet op laten aankomen. Zij halen de investering er lang niet altijd uit. Maar voor bedrijven met een beperkt aantal transacties ligt dit anders. Voor deze bedrijven bestaat de mogelijkheid om berichten met relaties uit te wisselen door middel van web-EDI. Het voordeel van deze EDI vorm: het is goedkoop en u behoudt toch uw afnemers. Het nadeel? Veel zaken moeten nog steeds handmatig gebeuren. Bij echte EDI beschikt een bedrijf zelf over een postbus. Daarin komen de EDI-berichten binnen en worden na vertaling en controle automatisch in het ERP systeem verwerkt. De uitgaande berichten worden vertaald en automatisch afgeleverd in de postbus van de desbetreffende relatie. Daar geldt hetzelfde: na vertaling en controle wordt het bericht automatisch in het ERP systeem van de relatie verwerkt. Met minimale inspanningen behaalt u zo het maximale resultaat.

EDI rijbewijs
Een aantal organisaties eist van haar relaties dat zij zich certificeren voor EDI. Men wil geen risico lopen dat er bijvoorbeeld grote hoeveelheden gegevens verkeerd worden verwerkt of dat er vertragingen ontstaan. Wat houdt zo’n certificering in? Door middel van een certificeringronde moet een bedrijf aan kunnen tonen om binnen de afgesproken tijden op de juiste wijze te reageren op de diverse berichten. Het EDI Service Center ziet dit als het behalen van een EDI rijbewijs.

Serial Shipping Container Code
Eén van de nieuwste verzendberichten ondersteunt de Serial Shipping Container Code (SSCC). De gedachte achter de SSCC is om iedere verzending die ergens in de wereld plaatsvindt, te voorzien van een uniek nummer. Dit nummer wordt zowel visueel als in een barcode vermeld op de lastdrager. Zowel de transporteurs als de uiteindelijke ontvangers kunnen gebruikmaken van deze informatie. De SSCC is gebaseerd op EAN-128, waardoor er diverse gegevens uitgewisseld kunnen worden: naast het SSCC nummer, ook het product, lotnummer, houdbaarheid en nog veel meer. Al deze informatie kan in het nieuwe verzendbericht worden meegestuurd, zodat de ontvanger al in een vroeg stadium weet welke goederen hij precies gaat ontvangen. SI Foodware ondersteunt het nieuwe verzendbericht en SSCC labels.

Trends en ontwikkelingen
Afnemers zullen meer en meer overgaan op het elektronisch ontvangen en bevestigen van deze ontvangsten, wanneer de goederen daadwerkelijk binnenkomen. Afnemers kunnen bij hun planningen uitgaan van de toegezegde kwaliteiten en lotnummers, zodat dit proces eerder kan plaatsvinden. Het inzicht in deze keten van informatie dat hierdoor ontstaat, wordt ook wel supply chain management genoemd. Technisch gezien zal de barcode op het SSCC label in de toekomst waarschijnlijk vervangen gaan worden door RFID tags.

EDI feiten:

• Gegevensuitwisseling tussen bedrijven op een gestandaardiseerde en elektronische manier wordt Electronic Data Interchange genoemd, kortweg EDI. 
• EDI data-uitwisseling is gebaseerd op de EANCOM® standaarden. Deze standaarden zijn per bericht ontwikkeld door GS1 Nederland in overleg met de internationale zusterorganisaties en haar klanten. 
• GS1 Nederland was voorheen EAN Nederland. 
• Voor de Nederlandse levensmiddelenbranche zijn specifieke invoeringsafspraken gemaakt door GS1, Stichting Merk Artikel en Centraal Bureau Levensmiddelenhandel (bron: EAN Nederland). Er zijn standaarden beschreven voor de diverse berichten. 
• Gegevensuitwisseling gebeurt op basis van GLNs (Global Location Numbers) voor adressen en GTINs (Global Trade Item Numbers) voor producten. Voorheen werd voor beide items de term EAN nummer gebruikt.